Lo stesso cliente, due volte

Lo stesso cliente esisteva due volte.

Una scheda l’aveva creata il primo reparto, con il numero di telefono vecchio. L’altra il secondo, con la mail giusta ma senza lo storico dei preventivi: il contatto era salvato due volte, con una nomenclatura leggermente diversa. Quando il cliente ha chiamato perché un documento non gli era mai arrivato, nessuno sapeva quale delle due fosse quella vera.

Quel giorno ho capito che l’azienda che stavo seguendo non aveva un problema di persone. Aveva un problema di metodo, perché la gestione informatica semplicemente non esisteva.

Erano una ventina di dipendenti, con due reparti che facevano lavori diversi e un’idea precisa di cosa serviva: il software che usano i grandi. Quello delle presentazioni patinate, quello che “se lo usano loro, sarà il migliore”.

Il punto è che quel software era nato per essere plasmato, e plasmarlo costava. Ogni processo da replicare richiedeva una personalizzazione, ogni personalizzazione uno sviluppatore, ogni sviluppatore una fattura. Stavano comprando una cattedrale per farci un ufficio.

Così ho fatto la domanda che nessuno si era ancora fatto: esiste qualcosa nato per il vostro settore? Esisteva. Era più piccolo, meno famoso, costava molto meno a licenza ed era già pensato per il modo in cui lavoravano.

Spostare tutti i dati da un sistema all’altro fa paura, ed è giusto che ne faccia, soprattutto quando scopri che i backup… ma questa è un’altra storia. È comunque un lavoro tecnico: si pianifica, si testa, si esegue.

La parte difficile è stata un’altra. Un software nuovo non serve a niente se ogni reparto continua a usarlo a modo suo. Abbiamo passato più tempo a decidere i dettagli sulla creazione della scheda cliente e la denominazione di ogni documento rispetto alla configurazione del programma. Ed è stato il tempo speso meglio.

Quelle regole non le ho scritte io, le abbiamo scritte insieme ai responsabili dei due reparti. Una regola imposta dall’IT dura fino alla prima scadenza urgente. Una regola che il responsabile ha contribuito a scrivere, la difende lui e ne giovano tutti: le informazioni in ufficio hanno iniziato a circolare senza fraintendimenti; ogni passaggio era annotato nella scheda giusta e ogni documento collegato al suo cliente.

Tre domande prima di cambiare gestionale

Se state pensando di cambiare gestionale, prima di guardare i listini fatevi tre domande:

• Chi lo userà davvero ogni giorno? E l’avete chiesto a loro?
• Quale processo deve sostenere? Se non riuscite a descriverlo su un foglio, nessun software lo risolverà per voi.
• Quanto costerà tra tre anni, personalizzazioni comprese, e non solo il primo?

Se nella storia del cliente con due schede avete riconosciuto la vostra azienda, scrivetemi: ne parliamo davanti a un caffè, macchiato.